e- Defter nedir?
Elektronik Defter; şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre tutulması zorunlu olan defterlerde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütününü ifade eder.
Kimler kullanır?
e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan mükellefler, e-Fatura uygulamasına geçiş süresi içinde (e-Fatura uygulamasına yıl içinde zorunlu olarak geçen mükellefler bakımından izleyen yılın başından itibaren) e-Defter uygulamasına geçmek zorundadır. e-Defter uygulamasına geçiş koşulları 1 Sıra Numaralı e-Defter Genel Tebliği ile belirlenmektedir. İlgili tebliğe ulaşmak için tıklayınız.
Zorunluluk kapsamına girmeyenlerden 17/12/2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği (Sıra No: 486) ile usul ve esasları belirlenen Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında kalan mükelleflerin de istemeleri halinde e-Defter uygulamasına dâhil olması mümkündür. e-Defter uygulamasına isteğe bağlı olarak dâhil olanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren defterlerini e-Defter olarak tutabilirler.
e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu olduğu belirtilen mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür (nev’i) değişikliğine gitmeleri halinde devrolunan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür (nev’i) değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükellefler elektronik defter uygulamasına geçmek zorundadır.Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı geçemez.
Hangi defterler e-defter olarak tutulabilir?
Yevmiye Defteri (Günlük Defter)
Kayda geçirilmesi gereken işlemlerin ilgili belge veya ispata dayanan evraktan çıkarılarak tarih sırasıyla ve "madde" halinde düzenli olarak yazıldığı defterdir.
Yevmiye maddelerinin en az; madde sıra numarası, tarih, borçlu hesap, alacaklı hesap, tutar, her kaydın dayandığı belgelerin türü ile varsa tarihleri ve sayıları bilgilerini içermesi şarttır.
Büyük Defter (Defter-i Kebir)
Yevmiye defterine geçirilmiş olan işlemleri buradan alarak sistemli bir şekilde ilgili olduğu hesaplara dağıtan ve tasnifli olarak bu hesaplarda toplayan defterdir.
Defteri kebirdeki kayıtların en az; tarih, yevmiye defteri madde sıra numarası, tutar, toplu hesaplarda yardımcı nihai hesapların isimleri bilgileri içermesi şarttır.
Yevmiye defterindeki kayıtların hesap planında belirtilen hesap grupları ve hesap adlarına göre sıralanmış halidir.
Envanter Defteri
Şekil hükümlerinden bağımsız olarak Vergi Usul Kanununa ve/veya Türk Ticaret Kanununa göre envanter defterlerinde yer alması gereken bilgileri kapsayan elektronik kayıtlar bütünüdür.
İşe başlama dönemi ile her hesap döneminin başında ve sonunda çıkarılır.
Envanter çıkarmak; bilanço günündeki mevcutları, alacakları ve borçları saymak, ölçmek, tartmak ve değerlemek suretiyle kesin bir şekilde tespit etmektir.
Nasıl Kullanılır?
Mükellefler, GİB’ten onay almak şartıyla kendi geliştirdikleri uyumlu yazılımları ya da üçüncü firmaların GİB onaylı yazılımlarını kullanabilirler.
“Uyumlu yazılım”, sadece belirli bir muhasebe programıyla çalışabilir ya da platform bağımsız olabilir.
Mali Mühür
e-Defterde, değişmezliğin, bütünlüğün ve kaynak doğruluğunun garanti altına alınması amacıyla tüzel kişilerin mali mühür* kullanması zorunludur.
* Gerçek kişiler için elektronik imza kullanımı zorunludur.
Nasıl İşler?
1. “Uyumlu yazılım”* kullanılarak, muhasebe verilerinden e-Defter ve e-Deftere dayalı Beratları** oluşturulur.
2. Mali mühür kullanılarak defter ve berat dosyaları imzalanır. İşletmeler internet vergi dairesi üzerinden muvafakatname vererek defterlerinin uyumlu yazılım üreticisi tarafından imzalanmasına izin verebilir.
3. Defterler (kebir defteri hariç) ve berat dosyaları GİB’e iletilir ve onay alınır.
4. e-Defter, GİB’den onay alıp geri gelen beratlarla birlikte arşivlenir.***
* Mükellefler, e-Defter ve beratları oluşturmak, muhafaza ve ibraz etmek için GİB’den uyumluluk onayı almış bir yazılım kullanmak zorundadır.
** Berat, e-Defterin içeriğinden elde edilen ve içeriğin sonradan değiştirilmediğini garanti edecek elektronik belgedir. Yevmiye defteri ve büyük defter için ayrı ayrı oluşturulur.
***GİB mühürlü Beratlar, e-Defter dosyaları ile birlikte saklanmak zorundadır. Defter ve berat dosyalarının ayrı ayrı hiçbir geçerliliği yoktur.
